Notfallübung im Archiv der MPG
Erprobung der Rettung von Kulturgut am 20.09.2023
Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft führte am 20. September dieses Jahres eine Notfallübung zur Erprobung von Rettungsmaßnahmen im Havariefall durch. Dabei ging es insbesondere um die Organisation und Durchführung der Erstversorgung von Schriftgut mit Wasserschäden. Erstmals übte sich die gesamte Belegschaft des Archivs als Team in der Bergung, Dokumentation und Verpackung von Archivalien, welche durch einen fingierten Wassereinbruch beschädigt in Gefahr schweben der Forschung durch Zerstörung und damit einhergehenden Informationsverlust für immer entzogen zu werden.
Die Maßnahmen, die während der Einführung in die Thematik vermittelt wurden, orientierten sich an dem Know-how und den Empfehlungen der Notfallverbünde Kulturgutschutz in Deutschland.
Für die Übung wurde bereits als kassabel (nicht archivwürdig) bewertetes Schriftgut unterschiedlich stark bewässert, um möglichst verschiedene Beschädigungsgrade in dem Szenario abbilden zu können. In dem fiktiven Fallbeispiel werden Wassereinbrüche an den zwei Lagerstandorten des Archivs festgestellt. Demnach wurde im Hauptgebäude (Otto-Warburg-Haus) und im Turm der Blitze, in dem vor allem Nachlässe verwahrt werden, punktuell Schriftgut durch eindringendes Wasser beschädigt. Die feuchte Cellulose des Papiers bietet einen guten Nährboden für Schimmelsporen. Die nassen „Archivalien“ sollten also möglichst schnell identifiziert, gelistet sowie dokumentiert, verpackt und zum Abtransport zur Gefriertrocknung durch eine externe Fachfirma vorbereitet werden, um der Schimmelbildung entgegenzuwirken.
Dieses Trocknungsverfahren mit einer Gefriertrocknungsanlage macht sich die Eigenschaft des Wassers zunutze, bei geringem Luftdruck direkt von dem festen in den gasförmigen Zustand zu wechseln. So verhindert man eine erneute Befeuchtung des Materials. Diese Trocknungsanlagen müsste bei den nass gewordenen Akten bereits binnen 24 Stunden eingesetzt werden, um Schimmelpilzbildung am Papier vorzubeugen.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilten sich zur Erfüllung der Aufgaben in Teams auf. Es wurden zwei Bergungs-, ein Material-, ein Verpackungs-, sowie ein Dokumentationsteam gebildet. Für die Aufgaben verwendeten die Kolleginnen und Kollegen vom Materialteam organisierte Schutzausrüstung und Materialien. Dies beinhaltet unter anderem Schutzanzüge, FFP3-Masken, Einmalhandschuhe und Einschlagfolien.
Die Teams machten sich mit der Unterstützung der Einsatzleitung nach Startschuss der Übung schnell daran, die Akten zur eindeutigen Identifikation mit Labels zu versehen und in Bergungslisten einzutragen. Die identifizierten Unterlagen wurden weiter zum Verpackungsteam transportiert, wo sie für die kommende Gefriertrocknung mit Stretchfolie verpackt wurden. Die Folie verhindert das Zusammenkleben zu Blöcken von einzelnen Archivalien und sorgt dafür, dass die Akteneinheiten bei dem Prozess ihre Ordnung beibehalten.
Die formiert verpackten Unterlagen wurden an einem zentralen Ablageort für den weiteren Transport deponiert.
Bei der Evaluation der Übung wurden Erfahrungen und Probleme besprochen, um die Vorgehensweise für den Ernstfall zu verbessern. So werden etwa Vorlagen der Bergungslisten effizienter gestaltet.
Am Ende konnte das Ziel der grundsätzlichen Befähigung aller Mitarbeiter zur Mithilfe bei der Bergung und Erstversorgung von Schriftgut im Fall einer Havarie erreicht werden. Ein schöner Nebeneffekt war der teambildende Austausch aller Beteiligten bei einer eher ungewohnten und hoffentlich praktisch nicht häufig vorkommenden Art der Zusammenarbeit.
Die hausinternen Übungen sollen künftig regelmäßig stattfinden. Darüber hinaus arbeitet das Archiv im Bereich Notfallvorsorge bereits seit 2018 mit vier anderen Berliner Archiven zusammen.
