Personalakten

Auf dieser Seite möchte das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft Ihnen Verfahrenshinweise für die Anbietung und Archivierung von Personalakten geben, die die Zusammenarbeit erleichtern soll.

Wozu sollen Akten archiviert werden?

Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft hat den im Statut festgeschriebenen Auftrag, alle Unterlagen, die in sämtlichen Organen der Max-Planck-Gesellschaft anfallen und für den Dienstbetrieb nicht mehr benötigt werden oder deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, zu sichten und zu bewerten. Die als archivwürdig befundenen Akten werden in das Archiv übernommen, auf unbefristete Zeit im Original verwahrt und unter Berücksichtigung der festgelegten Schutz- und Sperrfristen für die Benutzung bereit gestellt. Mit Erfüllung dieses Auftrags fungiert das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft als Langzeitgedächtnis der Gesellschaft und ihrer Vorgängerorganisation, der Kaiser-Wilhelm-Gesellschaft.

Bewahrt werden aussage- und beweiskräftige Dokumente zu herausragenden, aber auch alltäglichen Vorkommnissen. Dadurch trägt das Archiv zur Transparenz des Handelns, zur Rechtskonformität, zur Bewahrung des kulturellen Erbes und zur Sicherstellung der Freiheit von Wissenschaft und Forschung bei.

Was wird zu Archivgut?

Archivwürdig sind gemäß § 4 Abs 3 Archivstatut Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Wissenschaft, Forschung, historisch-politische Bildung, Verwaltung, Rechtspflege, Institutionen oder Dritte zukommt. Über die Archivwürdigkeit entscheidet die zuständige Archivar*in unter fachlichen Gesichtspunkten.

Rechtliche Grundlagen der Archivierung:

§ 6 Abs. 1 des Archivstatuts verpflichtet sämtliche in § 2 genannten Organe der Max-Planck-Gesellschaft, ihrer Institute und sonstigen Einrichtungen dem Archiv die Unterlagen anzubieten, die nicht mehr benötigten Unterlagen oder deren Verwahrungs- und Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Dies erfolgt spätestens 30 Jahre nach Aktenschluss.

Die Anbietungspflicht von personenbezogenen Unterlagen wird in § 6 Abs. 2 geregelt. Auch diese unterliegen der Anbietungspflicht. Die als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen sind umgehend zu löschen. Die Übergabe der personenbezogenen Unterlagen ist als Löschungssurrogat anzusehen. Zur ausführlicheren Darstellung dieser rechtlichen Normabwägung. siehe Infobrief 3

Wer darf die Unterlagen nutzen?

Auch für die Benutzung archivierter Personalakten gelten die Bestimmungen nach § 8. Hier ist unter anderem geregelt, dass die abgebenden Stellen das Recht haben, ihre Unterlagen eingeschränkt zu nutzen (siehe §8 Abs. 4 Satz 2). Für Dritte sind Schutzfristen eingerichtet (bei personenbezogenem Archivgut endet die Schutzfrist mit Ablauf von 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder sofern das Todesjahr unbekannt ist 100 Jahre nach Geburt).

Wie erfolgt die Anbietung, Übernahme und Vernichtung praktisch?

Die Anbietung erfolgt durch Mitteilung an das Archiv (E-Mail) sowie durch das Ausfüllen und die Übersendung der normierten Anbietungsliste (►Download hier).

Die durch das Archiv vervollständigte Liste wird an das Institut in Kopie übersandt, so dass ein Beleg über Vernichtungen/Archivierungen vorliegt.

Hinweis: Es wird empfohlen die Liste auch für laufende Personalakten zu verwenden.

Zusätzlich zur Listenbewertung kann in Zweifelsfällen auch ein Bewertungstermin Vorort vereinbart werden.

Nach erfolgter Bewertungsentscheidung organisieren Sie bitte in Absprache mit dem Archiv den Transport der Unterlagen. Die übrigen, nicht archivwürdigen Unterlagen können bzw. müssen dann nach Maßgabe der geltenden Aufbewahrungsbestimmungen vernichtet werden. Durch die Übermittlung Ihrer Anbietungs- und Ablieferungsdaten werden sowohl die Nachvollziehbarkeit des Aussonderungsprozesses als auch eine erste Basiserschließung im Archiv sichergestellt.

Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft berät Sie gerne bei allen Fragen zum Verfahren der archivischen Anbietung und Aussonderung, insbesondere zur Erstellung der Anbietungs- und Übergabeverzeichnisse!

 

Welche Personalakten sind archivwürdig und welche nicht?

Vorbemerkung: die Vielschichtigkeit der MPG und ihrer Organe spiegelt sich auch in der Aktenführung wieder. Entsprechend können hier eher Tendenzen als feste Regeln formuliert werden.

Archivwürdig sind insbesondere Unterlagen:

- der Führungsebene, insbesondere

  • der Verwaltung (Verwaltungsleiter, Öffentlichkeitsarbeit, Forschungskoordination)

  • der Haustechnik

  • der IT

  • als auch der wissenschaftliche Ebene (Wissenschaftliche Mitglieder, Forschungsgruppenleiter/ Max-Planck-Planck-Forschungsgruppenleiter

- des wissenschaftlichen Personals

  • Wissenschaftliches Personal ist generell von Interesse, sofern es über einen gewissen Zeitraum (Daumenregel: mindestens 2 Jahre) am Institut tätig ist

  • oder an besonderen Projekten beteiligt war.

  • Doktoranden zählen nur im Ausnahmefall unter das hier relevante wissenschaftliche Personals

- der Personen von besonderer sozialer Bedeutung für das Institutsleben/ die MPG

Erfahrungsgemäß können dies Mitglieder sehr unterschiedlicher Bereiche (Verwaltung, IT, Technik, Wissenschaft, Betriebsrat, Assistenz) sein. Zur Identifizierung dieser Personen benötigen wir Ihre Unterstützung.

    • Zu Rechtsstreitigkeiten (nicht Prozessakte!)

    • Gremienmitglieder (z.B: Betriebsrat)

    Inhaltlich werden nach Möglichkeit folgende Teile der Personalakte übernommen, sofern eine eindeutige und unkomplizierte Trennung möglich ist:

    • Hauptakte

    • Verträge

    • Beurteilungen (Gutachten)

    • Zeugnisse

    • Bewerbungsunterlagen

    • Lebensläufe

    • Korrespondenz

    • Sonderfälle, wie Disziplinar- und Beschwerdeunterlagen

    Vernichtet werden:

    • Krankmeldungen

    • Abrechnungen (Krankenkasse/Beihilfe)

    • Zeiterfassung und vergleichbare regelmäßig wiederkehrende und wenig aussagekräftige Vorgänge

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