Das Archiv ist für die gesamte MPG zuständig und hat die Aufgabe für all ihre Organe und Institute eine aussagekräftige Überlieferung zu bilden. Das Ziel der Archivierung besteht darin, wissenschaftliches und administratives Handeln abzubilden und die Unterlagen langfristig nutzbar und wissenschaftlich auswertbar zu machen.
Es gibt eine Anbietungspflicht bezüglich solcher Unterlagen, deren gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder deren Entstehung mehr als 30 Jahre zurückliegt. Die Anbietungspflicht gilt für die Generalverwaltung, die Max-Planck-Institute (mit Ausnahme der rechtlich selbstständigen MPI) sowie alle weiteren Organe und Einrichtungen der MPG. (Siehe auch Infobrief Nr. 2)
Weitere Informationen finden die betroffenen Stellen im Organisationshandbuch der MPG in den Ausführungsbestimmungen betreffend Anbietungspflicht, Zentralisation und Nutzung von Archivgut [interner Link].
Die gemäß dem Statut des Archivs (§ 4 Abs. 1) benannten Unterlagen werden nach archivfachlichen Grundsätzen zunächst angeboten, auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet, übernommen und geordnet. Damit versteht sich das Archiv zugleich als Serviceeinrichtung für die historische Forschung und für die interne Verwaltung der MPG. (Siehe auch Infobrief Nr. 1)
Einen wichtigen Aspekt der Überlieferungsbildung stellt die Einwerbung von Nachlässen der Institutsdirektoren, Institutsmitarbeitern und weiteren Wissenschaftlern mit MPG-Bezug dar. Für diese gilt die Anbietungspflicht (nach Archivstatut) zwar nicht, jedoch sind deren Unterlagen unverzichtbar für eine aussagekräftige Überlieferungsbildung zu den Aktivitäten der MPG.
Die abgebenden Stellen sollen innerhalb dieser Rubrik über den Ablauf und die jeweiligen Besonderheiten einer Übernahme von Unterlagen durch das Archiv informiert werden. Zusätzlich informieren wir über Archivalientypen (z.B. Personalakten).
Weiterführende Informationen finden Sie unter folgenden Katogerien:
Abgebende Stellen:
Unterlagentypen:
Abb.: Verschiedene Datenträger aus Übernahmen; Die Verlagerung des Kaiser-Wilhelm-Instituts für Chemie während des 2. Weltkrieges, Hans Götte beim Abladen der Umzugskisten bei der Ankunft in Tailfingen; Archiv der Max-Planck-Gesellschaft: Magazin im ehemaligen „Turm der Blitze“ des Kaiser-Wilhelm-Instituts für Physik