- Zur Archivbenutzung kann zugelassen werden, wer einen bestimmten wissenschaftlichen bzw. publizistischen Zweck verfolgt oder ein rechtliches Interesse an der Einsichtnahme in Archivalien geltend macht, ferner die Gewähr zur Einhaltung dieser Ordnung bietet.
- Auf Verlangen muß sich der Antragsteller (Mindestalter 18 Jahre) über seine Person ausweisen können. Der Direktor kann außerdem die Vorlage einer Empfehlung verlangen. Werden andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu seinen Arbeiten herangezogen, so ist auch von ihnen ein eigener Antrag zu stellen. Ausländer sind Deutschen im Sinne des Artikels 116 GG gleichgestellt, doch kann die Archivalienbenutzung durch ausländische Bürger eingeschränkt oder versagt werden, wenn keine Gegenseitigkeit gewährleistet ist.
- Der Benutzungsantrag ist schriftlich zu stellen (Vordruck). Er muß genaue Angaben über das Thema des Antragstellers enthalten; allgemein formulierte Gesuche um Einsichtnahme in ganze Abteilungen des Archivs bzw. deren Reposituren sind unzureichend. Wechselt das Arbeitsthema, ist ein neuer Benutzungsantrag zu stellen.
- Über den Benutzungsantrag entscheidet der Direktor des Archivs. Eine einmal erteilte - gegebenenfalls mit Auflagen versehene Genehmigung - kann auch wieder entzogen werden, wenn besondere Gründe dafür vorliegen, die dem Benutzer mitgeteilt werden. Ausgenommen von der allgemeinen Benutzung sind Archivbestände, die noch einer Sperrfrist unterliegen, die berechtigte Interessen Dritter gefährden könnten, die vorübergehend für dienstliche Arbeiten benötigt werden und die wegen ihres schlechten Ordnungs- und Erhaltungszustandes nicht vorlagefähig sind.
- Die Vorlage der Archivalien erfolgt - nach dem Ermessen des Archivs entweder im Original, in Abschriften oder Kopien - nur in den dafür vorgesehenen Räumen, wo der Besucher fachkundig beraten wird; weitergehende Hilfen können nicht geleistet werden. Zur gleichen Zeit werden nur soviele Archivalien vorgelegt, daß eine Vollständigkeitskontrolle bei Rückgabe möglich bleibt. Die Vorlage kann ganz abgelehnt werden, wenn die mit der Benutzung verfolgten Zwecke auch durch die Einsichtnahme in Druckschriften erreicht werden können oder die Ermittlung eines Archivales unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.
- Der Archivbenutzer ist im Umgang mit den Archivalien und Repertorien zu größter Sorgfalt verpflichtet und haftet für Fahrlässigkeiten. Eigenmächtige Veränderungen daran, wie Notizen, An- und Unterstreichungen, Berichtigungen, sind nicht statthaft; ebensowenig dürfen Handpausen angefertigt, Quarzlampen oder chemische Reagenzien angewendet werden. Die Ordnung der Archivalien darf nicht eigenmächtig geändert werden. Der Benutzer muß ihren Zustand beim Empfang überprüfen und etwaige Schäden unverzüglich anzeigen, anderenfalls kann er zum Kostenersatz (Restaurierung) herangezogen werden. Die Verwendung eigener Geräte wie z.B. Schreib- und Rechenmaschinen, Sprechgeräte, Foto- und Filmapparate sowie Computer bedürfen besonderer Genehmigung.
- Eine Ausleihe von Archivalien und Büchern findet grundsätzlich nicht statt. Über Ausnahmen in besonders begründeten Fällen (z. B. für den Leihversand von Ausstellungsstücken) entscheidet der Direktor.
- Fotografische, elektrostatische oder auf anderem Wege herzustellende Reproduktionenvon Einzelstücken - nicht ganzer Akten oder Reposituren - bedürfen der Genehmigung. Sie sind ausschließlich für den persönlichen Gebrauch (Arbeitskopien) bestimmt und dürfen daher nur für den beantragten Zweck ausgewertet, ferner nicht an Dritte weitergegeben werden. Ihre Veröffentlichung unter Angabe der Herkunft bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Direktors. Der Benutzer ist darüber hinaus verpflichtet, von ihm angefertigte Auszüge oder Abschriften von Archivalien vor ihrer Weitergabe oder Veröffentlichung auf Anforderung dem Direktor zur Überprüfung vorzulegen und etwaigen Beanstandungen nachzukommen.
- Die dienstliche Benutzung der Archivalien wird gesondert geregelt.
- Diese Benutzungsordnung ersetzt die frühere vom 2. Mai 1977 und tritt am 3. Juni 1988 in Kraft.