Herausforderungen und Chancen der Archivarbeit unter Pandemiebedingungen
Wie wirkte sich die Corona-Pandemie auf die Arbeit und Organisation des Archivs der Max-Planck-Gesellschaft aus?
1. Auswirkungen auf die archivfachlichen Arbeitsfelder
1.1 Was war anders?
Leitung/Organisation
Durch die Einstellung des Lesesaalbetriebs, abgesagte Dienstreisen und Fachveranstaltungen entstanden anfangs freie Spitzen. Um diese optimal zu nutzen und zugleich die Aufteilung der Mitarbeiter in Homeoffice und Präsenzdienst zu berücksichtigen, bedurfte es einer gewissen Koordinierung der Aufgaben. Dazu gehörten insbesondere:
- vermehrte Erschließung von Archivgut
- technische Bearbeitung des Archivguts (fachgerechte Verpackung)
- in Telearbeit: Korrekturen von Findmitteln
- Verräumungen und Aufräumarbeiten in den Magazinen
Insbesondere für die Telearbeit mussten die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen werden.
Bewertung und Übernahme
Im Nachlassbereich erschwert die Covid-19-Situation erheblich den entscheidenden Faktor bei der Übernahme von Vor- und Nachlässen, nämlich den persönlichen Kontakt zu den Gebern selbst (Bestandsbildner, Deponenten, Schenkungsgeber, Rechtsnachfolger). Der unmittelbare Kontakt ist erforderlich für 1. Einblicke in Leben und Wirken der jeweiligen Person, 2. Vertrauensbildung bezüglich der Archivierung und späteren Nutzung, 3. Aktenautopsie vor Ort, 4. Klärung von Grund- und Detailfragen (z. B. Schenkungsvertrag).
Ähnlich verhält es sich bei der Bewertung von Verwaltungsschriftgut, da die Vor-Ort-Bewertung mit Aktenautopsie und der Möglichkeit von Rückfragen zurzeit unmöglich ist.
Von dem Grundsatz, ausschließlich bewertete Unterlagen zu übernehmen, musste nun mehrfach abgewichen werden. Insgesamt kam es zu weniger Übernahmen; zugleich sind diese oberflächlicher oder gar nicht vorab bewertet.
Erschließung
Zum Teil erfolgte die Erschließung von Archivgut auf Grund der Homeoffice-Tätigkeit anhand von bereits digitalisierten Beständen (Nach- und Tiefenerschließungen).
Nutzung
Die Möglichkeiten, Archivgut zu nutzen, wurden auf Grund der Verordnungen stark eingeschränkt. Die Vor-Ort-Nutzung kam entsprechend völlig zum Erliegen. Die Anzahl von Anfragen ging jedoch nur leicht zurück. Bei der Beantwortung von Anfragen erwies sich die Koordinierung zwischen den Mitarbeitern vor Ort und denjenigen in Telearbeit als herausfordernd.
Es war ebenfalls nicht einfach bei Anfragen einzuschätzen, ob die daraus hervorgehende Recherchen durch die Kolleg*innen alleine zu stemmen waren, ohne dass ein Besuch im Archiv durch die Nutzenden selbst nötig war. Gezielte Sachfragen wurden nach Möglichkeit vermehrt schriftlich durch die Mitarbeiter beantwortet.
Dem Archiv fehlt eine eigene Digitalisierungswerkstatt, entprechend konnten Vervielfältigungsaufträge aus technischen Gründen und wegen Personalknappheit bislang nicht übernommen werden. Auf Grund der neuen Situation und um der archivischen Aufgabe der Informationsvermittlung nachzukommen, wurden in Einzelfällen Digitalisate on demand angefertigt, sofern der Bedarf klar definiert werden konnte und der Aufwand vertretbar blieb. Es ergaben sich in der Zeit viele Nutzeranfragen, die teilweise online beantwortet werden konnten, die aber erst nach einer zukünftigen "Offline-Nutzung" als abgeschlossen gewertet werden können.
Nach Wiedereröffnung des Lesesaals unter Einhaltung entsprechender Konzepte (Mai - November 2020) wurde die Anzahl der Leseplätze reduziert, um Mindestabstände einhalten zu können. Die Nachfrage war konstant hoch.
1.2 Was fehlte?
Insgesamt ist hier der persönliche Kontakt in sämtlichen Bereichen zu nennen: von den Vor- und Nachlassgebern über die Nutzer bis zu den Fachkollegen. Auch die beeindruckenden technischen Möglichkeiten der Kommunikation können diesen nicht ersetzen. Schließlich stellt er doch in vielen Bereichen den Horizont erweiternden Reiz der Archivarbeit dar. Auffallend ist, dass bestehende persönliche Kontakte bis zu einem gewissen Grad virtuell gepflegt werden können. Insbesondere im Fall komplexerer Sachverhalte sind die Grenzen jedoch schnell erreicht. Mitunter entstanden Missverständnisse, die vergleichsweise spät auffielen und einer aufwändigen Beseitigung bedurften.
1.3 Was wurde möglich?
Bewertung und Übernahme
Hinsichtlich der Bewertung ging das Archiv zu „Ferndiagnosen“ über. Diese erfolgt per a) detaillierter Liste (selten), b) grober Aufstellung der vorhandenen Materialien, c) Fotografien von Aktenordnerrücken (häufig wenig aussagekräftig) oder d) rein telefonisch. In manchen dieser Fälle kommt es mehr als bislang zu Vorbewertungen durch die Vor- und Nachlassgeber selbst. Dieser Umstand ist allerdings aus archivfachlicher und aus (wissenschafts)historischer Sicht nicht unproblematisch.
Erschließung
Das Erschließen von Archivgut im Präsenzdienst und Telearbeit (anhand von Digitalisaten) hat zugenommen. Somit konnten Erschließungsrückstände aufgeholt werden, was andernfalls so nicht möglich gewesen wäre.
Nutzung
Als sehr vorteilhaft erwies sich, dass einige Archivbestände bereits vollständig digitalisiert vorliegen. So konnten Unterlagen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten manuell (gesicherte Cloud) zugänglich gemacht werden.
2. Lehren aus der Krise
Leitung/Organisation
Positiv sind erste Bewegungen in Richtung eines konsequenten und korporativen digitalen Aufbruchs beim Archivträger zu bewerten. Die Archivierung ist hier von Anfang an mitzudenken.
Ein Teil der Dienstreisen kann auch künftig durch virtuelle Treffen ersetzt werden. Voraussetzung für ein Gelingen ist jedoch eine gute Organisation. Einige Arbeiten lassen sich auch zukünftig in Telearbeit leisten.
Bewertung und Übernahme
Die MPG steht vor einer nie dagewesenen Emeritierungswelle. Die Optionen und Angebote, Vor- und Nachlässe zu übernehmen wird sich noch einmal steigern. Die üblicherweise dazu notwendigen Dienstreisen und Sichtungen/Bewertungen vor Ort sind für einen Archivar (hD) kaum zu bewältigen. Somit erscheint es nicht nur pandemiebedingt erforderlich, die Bewertung auf verschiedene Formen der Ferndiagnose umzustellen. Ein solches Verfahren wird sich gerade in dem sehr individuellen Bereich der Vor- und Nachlassakquise wohl nicht vollkommen vereinheitlichen lassen. Dennoch lassen sich in Anbetracht der neuen Situation Standards entwickeln, die zu einer Verbesserung der Fernbewertung eingesetzt werden können. Hierzu werden auch andere Stellen (Sekretariate, Teamassistenzen, persönliche Referenten*innen) noch mehr als zuvor eingebunden werden müssen. Es zeigt sich auch, wie wichtig die Etablierung der archivischen Übernahme und Langzeitarchivierung von E-Mail-Accounts ist; hiermit könnte ein wesentlicher Teil der Überlieferung weitgehend im Verfahren einer „Distanz-Übernahme“ bewerkstelligt werden.
Nutzung
Zu erwarten ist eine größere Nachfrage nach virtuellen Nutzungsformen. Diese kollidieren z. T. mit rechtlichen Normen, insbesondere den restriktiven Bestimmungen des Urheberrechts. Kleine Veränderungen, wie die Kennzeichnung von digital vorliegendem Material in Findmitteln und die steigende Komplexität der Internetpräsenz, werden alltäglich werden.
Schwerpunktverschiebung: Die Digitalisierung wandelt sich vom Zusatzservice zur notwendigen Voraussetzung der Nutzung von Archivgut. Dies verdeutlicht auch die Notwendigkeit eines virtuellen Lesesaals. Zukünftig ist auch vermehrt von hybriden Nutzungsformen auszugehen. In diesen Fällen wird ein Teil der Nutzeranfrage online unter Zuhilfenahme von Digitalisaten und ggf. zukünftig genuin digitalem Archivgut beantwortet werden können, sofern die Möglichkeiten im Archiv geschaffen werden. Ein Teil des Bedarfs hingegen wird aus logistischen und rechtlichen Gründen noch offline im Lesesaal gedeckt.