Rundgang zu den Fachaufgaben des Archivs

II. Teil: Erschließung

Ordnung

Die Dokumente werden in der Regel in ihrem Enstehungskontext belassen und die vorgefundene Ordnung nach Möglichkeit beibehalten.

Allerdings müssen viele Arten von ungeordneten Unterlagen vor einer Datenbank-Verzeichnung zunächst sortiert werden. Dies erfolgt so gut wie möglich nach dem sogenannten Provenienzprinzip (Organisation nach Herkunft), bei dem das Archivgut dem Ersteller (in Archivsprache „Registraturbildner“ genannt) der Unterlagen nach sortiert wird.

Verzeichnung

Bei der Verzeichnung werden die Archivalien zu überschaubaren Verzeichnungseinheiten formiert. Der Entstehungszweck und Inhalt wird aussagekräftig zusammengefasst und in einer Datenbank eingetragen. Ziel ist es, dass Interessierte bei einer späteren Recherche präzise Suchergebnisse erzielen. Die Verzeichnung ist ein Kernstück der archivischen Arbeit.

Während der inhaltlichen Erschließung eines Bestandes werden redundante oder irrelevante Materialien (z.B. Druckschriften ohne Anmerkungen) identifiziert und kassiert (vernichtet). Diese Entscheidungen werden dokumentiert.