Rundgang zu den Fachaufgaben des Archivs

I. Teil: Übernahme

Anbietung von Unterlagen

Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist gilt für Unterlagen der Max-Planck-Gesellschaft, der Institute und der Generalverwaltung eine sogenannte Anbietungspflicht. Dies betrifft in der Regel Unterlagen, die vor höchstens 30 Jahren entstanden sind und nicht mehr unmittelbar zur Aufgabenerfüllung benötigt werden. In der Praxis erfolgt die Anbietung dieser Unterlagen am besten in Listenform.

Für ausführlichere inhaltliche Hinweise zur Anbietung siehe hier.

Im Vorfeld der Abgabe von auszusondernden Unterlagen unterstützt das Archiv gerne alle Stellen der MPG beratend.

Bewertung vor Ort

Bei unübersichtlichen, großen Beständen oder auch Unsicherheiten bei der Beurteilung aus der Ferne unterstützen die Archivarinnen und Archivare vor Ort, also bei den Instituten und der Generalverwaltung. Falls erforderlich, sichten und und bewerten sie auch Unterlagen in Privathaushalten emeritierter Wissenschaftlicher Mitgliedern der MPG. Hierbei werden die Unterlagen bewertet, das heißt die Materialien werden als archivwürdig (auf Dauer aufzuheben) oder als nicht archivwürdig (zu vernichten) gekennzeichnet. Mit diesem Prozess werden Unterlagen zu Archivgut. Unterlagen werden grundsätzlich als archivwürdig bewertet, wenn ihnen infolge ihres wissenschaftlichen, rechtlichen, sozialen oder historisch-kulturellen Informationsgehalts ein bleibender Wert für die MPG, die Forschung, sowie die Aufklärung und das Verständnis von Entscheidungen und Ereignissen zukommt. Bei der Übernahme der Unterlagen wissenschaftlicher Mitglieder müssen die rechtlichen Voraussetzungen besprochen und geklärt werden. Es gibt grundsätzlich die Option zum Abschluss eines Schenkungs- oder Depositalvertrags. Individuelle Anpassungen der Verträge sind möglich.

Kassation

Die nicht archivwürdigen Unterlagen werden separiert und vernichtet. Dieser Vorgang wird in der archivischen Fachsprache Kassation genannt. Die Archivierung oder Kassation von Unterlagen ersetzt auch spezialgesetzliche Löschgebote. Mehr hierzu im Infobrief Nr. 3 des Archivs.

Akzessionierung

Die archivwürdigen Unterlagen werden dem Archiv meist per Spedition überstellt. Vor Ort wird das künftige Archivgut erfasst (akzessioniert) und einem Bearbeiter zugeteilt. Ausführliche Abgabeverzeichnisse machen den späteren Umgang und Zugang zum Archivgut deutlich leichter.

 

Den Prozess der Übernahme von Archivgut als Ganzes bezeichnet man in der Archivwelt auch als Überlieferungsbildung.